Privacybeleid

elockers Privacybeleid 12 juli 2019

Privacy en veiligheid

elockers verwerkt persoonsgegevens van haar klanten, websitebezoekers en andere contactpersonen. Wij doen dit om onze betrokkenen zo goed mogelijk te helpen en onze doelstellingen te bereiken. U laat bij elockers uw gegevens dus achter en wij kunnen ons voorstellen dat u graag wilt weten waarom persoonlijke data wordt opgevraagd en wat we ermee doen. In dit privacy statement leggen we uit waarom en op welke manier wij uw persoonsgegevens verwerken.

Ten eerste vinden wij dat u erop moet kunnen vertrouwen dat (uw) persoonlijke informatie met grote zorgvuldigheid wordt behandeld. In dit privacybeleid beschrijven we hoe wij persoonlijke informatie verzamelen en verwerken, uiteraard rekening houdend met uw toestemming wanneer deze wettelijk is vereist. Wij adviseren u dit document goed door te lezen samen met de algemene voorwaarden, indien deze voor u van toepassing is. Heeft u nog vragen na het lezen? Neem dan contact op.

Op onze website of in vacatures kunnen links (verwijzingen) zitten die naar andere bedrijven en hun diensten of producten linken. Wij zijn niet verantwoordelijk voor (het naleven van) dat beleid of de producten of diensten van andere bedrijven. Daarom adviseren wij u altijd het betreffende privacybeleid goed door te lezen.

 

Wie zijn wij

Wij zijn elockers: Een organisatie dat gefocust is op het verzorgen lockers in verhuur- en verkoopvorm. Dit privacy statement ziet op al onze verwerkingen – ook indien we samen met andere partijen persoonsgegevens verwerken. elockers is gevestigd aan de Symon Spiersweg 7-D1, 1506 RZ Zaandam in Nederland.

 

Wanneer is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die elockers verwerkt van iedereen die weleens contact heeft (gehad) met elockers, zoals onze bezoekers, personeel en zakelijke contactpersonen. Onder elockers is begrepen de onderstaande websites:

 

Welke persoonlijke informatie verzamelen we?

elockers verwerkt persoonsgegevens van u omdat u (online) solliciteert voor een vacature, zich inschrijft bij onze vestiging, een offerte opvraagt voor lockers of personeel, gebruik maakt van de website, een contactformulier invult of zich aanmeldt voor de nieuwsbrief. Onder persoonsgegevens verstaan wij gegevens die betrekking hebben op een natuurlijk persoon. Dit kunnen onder andere zijn:

  • NAW gegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum en leeftijd
  • Geslacht
  • Curriculum vitae (CV)
  • Informatie over opleiding(en) en stages
  • Werkervaring
  • Gegevens over trainingen en opleidingen die u in het verleden (bij ons) heeft gevolgd
  • Gegevens over uw beschikbaarheid en verlof
  • Overige gegevens die (eventueel) nodig zijn om de beoordeling van uw geschiktheid te oordelen (denk aan bijvoorbeeld een referentie)
  • Pasfoto (en persoonlijke video’s)
  • IP-adres
  • Internet Gebruiksinformatie

 

Op het moment dat u via elockers komt werken of voor één van onze partners gaat werken verzamelen wij (indien van toepassing) de volgende gegevens:

  • Nationaliteit
  • BSN-nummer
  • ID-bewijs of paspoort
  • Werkvergunning
  • Bank- en betaalgegevens
  • Overige gegevens die nodig zijn voor de HR-activiteiten van elockers (zoals personeels-, salaris- en verzuimregistratie)

 

Als u inzage wenst in uw totale persoonsgegevensverwerking en/of niet direct zichtbare gegevens wilt wijzigen of verwijderen, dan kunt u contact opnemen met elockers.

 

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?

elockers gebruikt uw data om een aantal verschillende redenen. Daarover verder meer. Hoe wij data verwerken, dat leest u hier. We gebruiken data die wij ontvangen van u, maar ook data die wij zelf verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan informatie over uw bezoek op de website.

 

Contactinformatie en informatie voor uw sollicitatie

Uw contactinformatie zijn de gegevens waarmee we u kunnen identificeren of contact met u kunnen opnemen. Dit zijn onder andere uw NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres.

Wanneer u uw gegevens op onze website of via externe platformen zoals Facebook invult of zich inschrijft bij één van onze vestigingen, dan worden persoonsgegevens van u vastgelegd. Deze gegevens worden vastgelegd om onder andere met u in contact te komen en voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening.

Ook houden we notulen bij van eventuele besprekingen in ons CRM systeem Recruitee of Pipedrive. Deze notulen kunnen persoonsgegevens bevatten. We communiceren middels verschillende kanalen met onze betrokkenen, bijvoorbeeld telefonisch, via mail en sms/WhatsApp. Om dat mogelijk te maken verwerken wij ook persoonsgegevens.

 

Gegevens in uw account in Ubeya

In uw persoonlijke account in de app Ubeya of op de website bewaren wij gegevens. Deze zitten gekoppeld aan uw inschrijving en in uw account kunt u zelf zaken aanpassen. Wij verzamelen gegevens zoals:

  • NAW gegevens
  • Nationaliteit
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Wel of geen rijbewijs
  • Opleiding en opleidingsniveau
  • BSN nummer
  • ID-kaart of Paspoort nummer
  • Geldigheid identiteitsbewijs
  • Soort identificatie
  • Bank- en betaalgegevens
  • Prestaties en voortgang
  • Interesses in vacatures
  • E-mail en personalisatie voorkeuren

 

Naast dat wij het beste willen voor onze klanten en partners, willen wij dit uiteraard ook voor onze medewerkers. Daarom bewaren wij uw gegevens totdat de wettelijke verplichting voorbij is. Deze wettelijke verplichting is 7 jaar. U kunt op ieder moment een verzoek doen om uw account te verwijderen.

 

Nieuwsbrief

De meeste mensen schrijven zich in om up-to-date te blijven met betrekking tot nieuwe vacatures, acties en leuke weetjes over elockers, elockers of onze partners. Ons doel is dan ook om mensen daarvan op de hoogte te houden. Er zijn verschillende manieren waarop we uw data kunnen verzamelen:

  1. U kunt zich inschrijven via een extern platform zoals Facebook
  2. U kunt zich inschrijven door het ons direct te vragen
  3. U kunt zich inschrijven door je aan te melden als medewerker van elockers

 

Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers binnen elockers op de hoogte blijven van nieuwe vacatures en evenementen, gave winacties en nog meer interessante weetjes die gepersonaliseerd zijn voor enkel de elockers crew, wordt u toegevoegd aan ons mailbestand als u als medewerker staat ingeschreven. Wilt u deze e-mails echt niet ontvangen en de eventplanningen en acties missen? Dat kan natuurlijk ook. Schrijf u uit door op uitschrijven te klikken onderaan de mail of stuur ons dan een mailtje naar info@elockers.nl en wij zorgen ervoor dat u binnen 2 weken uit de maillijst gehaald wordt.

Soms vragen wij meer dan alleen uw e-mailadres. Denk aan uw naam, plaats en geboortedatum. Zodoende kunnen wij de nieuwsbrief zoveel mogelijk personaliseren. Dit voorkomt tevens dat u e-mails ontvangt die niet interessant zijn.

Wanneer u geen mails wilt ontvangen dan kunt u zich altijd uitschrijven door op uitschrijven te klikken onderaan de mail. Daarnaast kunt u een mail sturen naar info@elockers.nl met de vraag om uzelf uit te schrijven. Zo maken we het makkelijk voor iedereen!

 

Marketing en internetdata

Net zoals vrijwel elke website maakt ook elockers gebruik van het opslaan van internetdata, uw cookie-ID, social-ID, IP-adres en/of surfgedrag. Het doel hiervan is een zo persoonlijk mogelijke ervaring mee te geven aan de gebruiker van onze website. Dit doen we alleen wanneer u ons hiertoe toestemming geeft middels onze cookiemelding.

 

We kunnen niet zien wie u bent of voor welk bedrijf u werkt.

Ook maken we gebruik van zogenoemde aangepaste doelgroepen op diverse social media. Dit houdt bijvoorbeeld in dat we herkennen dat u op onze website bent geweest. Vervolgens sturen we een relevante advertentie via een medium als Facebook of Instagram.

Als u deze advertenties van elockers niet wilt ziet op de Facebook en Instagram, dan kunt u zich hiervoor afmelden middels onderstaande links:

 

Het kan zo zijn dat u na het afmelden alsnog een advertentie van elockers te zien krijgt. Dit is het geval wanneer u in de algemene doelgroep (ook wel ‘opgeslagen doelgroep’) valt waar wij onze advertenties op richten.

 

Verbeteren van onze website

Om de prestaties van onze website te verbeteren verzamelen we persoonsgegevens. Dit gebeurd onder andere op basis van eerdere bezoeken op onze website waar wij kunnen zien welke pagina’s u heeft bezocht. We kijken bijvoorbeeld naar cookies, uw IP-adres en browser en welke pagina’s interessant voor u waren.

 

Overige persoonlijke informatie

Dit is informatie die we kunnen verkrijgen uit openbaar beschikbare bronnen of van partners. We kunnen ook informatie verzamelen over anderen als u deze aan ons verstrekt. Dit is bijvoorbeeld informatie over een kennis die graag meer wilt weten over een van onze vacatures.

 

Waarom verzamelen wij uw gegevens?

Vanwege de aard van onze dienst verzamelen we informatie over u. Wij hebben eenmaal gegevens van u nodig om het proces te doorlopen en om u bijvoorbeeld aan een leuke baan te helpen! Het is voor ons belangrijk om het proces van het leveren van onze dienst zo eenvoudig, persoonlijk en betrouwbaar mogelijk te maken. Wij zijn steeds op zoek naar manieren om onze praktijken te verbeteren en ze zoveel mogelijk af te stemmen op uw persoonlijke behoeften. Daarom kunnen we, met uw toestemming voor zover vereist, persoonlijke data verzamelen voor de volgende doelen:

 

Klantenadministratie en dienstverlening

In onze klantenadministratie houden we bij welke bedrijven klant zijn bij elockers en welke bedrijven klant zijn geweest bij elockers. Van de contactpersonen houden we persoonsgegevens bij, zoals contactdetails, om je te kunnen bereiken. We communiceren middels verschillende kanalen met onze klanten, bijvoorbeeld telefonisch of via de mail. Om dat mogelijk te maken verwerken wij ook persoonsgegevens.

 

Offertes

Om een offerte te maken, verwerken we persoonsgegevens zoals contactgegevens.

 

Van u een echte lockertopper te maken! (Oftewel u werknemer aannemen)

Op het moment dat u uw gegevens invult op onze website, u zichzelf inschrijft via een externe advertentie of uw gegevens achterlaat bij één van onze vestigingen, dan worden persoonsgegevens vastgelegd om het sollicitatieproces in gang te brengen. De gegevens worden verzameld voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening zoals bemiddeling, detachering, werving & selectie en personeelsmanagement. Uw persoonsgegevens worden om een aantal andere redenen verwerkt zoals:

  1. Om u te koppelen aan uw persoonlijke account in de applicatie Ubeya;
  2. Gewerkte uren vast te leggen;
  3. Betalingen te verwerken;
  4. Om uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk;
  5. Om een werknemers- of personeelsrelatie en bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden;
  6. Om een opdracht bij de opdrachtgever vast te kunnen leggen;
  7. Voor het bevorderen van jouw horeca ervaring en persoonlijke ontwikkeling.

 

We gebruiken contact- en adresgegevens tevens voor onze administratieve processen.

 

Verbetering van onze webshop

elockers verzamelt uw surf-, zoek- en contactgedrag gebaseerd op cookie technieken, uw IP-adres en het advertentienummer dat is gekoppeld aan het apparaat waarmee u surft. Op deze manier kunnen we zien welke pagina’s, stukken tekst en afbeeldingen jullie sterk vinden en welke we moeten verbeteren. Zo kunnen wij onze website steeds beter laten presteren voor onze gebruiker. Daarnaast kunnen wij op deze wijze relevante informatie naar u communiceren en dit zoveel mogelijk personaliseren.

 

Feedback

We kunnen uw contactgegevens gebruiken voor het vragen van feedback over onze diensten/producten en die van onze partners.

 

Voldoen aan onze wettelijke verplichting

We kunnen wettelijk verplicht worden om persoonlijke informatie bekend te maken in het kader van een juridisch proces of indien handhavende instanties dit vereisen. Om te voldoen aan de voorwaarden van een geldig juridisch proces kunnen we deze informatie bekendmaken zonder dat u dit weet, zonder uw toestemming en zonder u hiervan op de hoogte te brengen. We behouden tevens het recht voor de toegang tot persoonlijke informatie door autoriteiten aan te vechten.

 

Gebruik anonieme informatie

We kunnen anonieme informatie gebruiken voor het ontwikkelen van rapportages en analyses over welke soorten content en/of advertenties bekeken of overgeslagen worden, voor onderzoek en voor andere legitieme zakelijke doelen.

 

Aan wie kunnen we uw persoonlijke informatie eventueel bekendmaken?

Bij elockers hechten we veel waarde aan het beschermen van persoonlijke informatie. Daarom delen wij enkel data met betrokkenen en partners indien dit strikt nodig is om onze diensten te realiseren of om de ervaring van onze flexkrachten en medewerkers te verbeteren. Wij eisen dat zij net zo zorgzaam omgaan met uw informatie als wij dat doen. Daarnaast zijn zij enkel toegestaan om deze data te gebruiken voor het doel waarvoor ze gedeeld zijn.

Wij kunnen, met toestemming voor zover vereist, uw persoonlijke informatie doorgeven aan derden. Dit geldt tevens voor derden in landen buiten de EU en Zwitserland waar de privacy regels afwijken van de regels die hier van toepassing zijn.

 

Medewerkers van elockers

Onze medewerkers kunnen met toestemming toegang krijgen tot hun persoonlijke informatie. Deze groep is en zal beperkt blijven tot enkel de medewerkers die deze informatie nodig hebben om onze bedrijfsactiviteiten te realiseren of de prestaties te verbeteren. Daarnaast ontvangen zij enkel de informatie die nodig zijn voor het doel waarvoor ze gedeeld zijn.

 

Partners

Om onze activiteiten te realiseren is het nodig om uw persoonlijke informatie te delen met onze partners. elockers kan uw persoonsgegevens aan andere soortgelijke entiteiten doorgeven. Daarnaast kunnen wij, indien nodig, gegevens delen aan opdrachtgevers, leveranciers en overheidsinstanties.

Daarnaast werken wij samen met marketing- en mediapartners die met ons aan één doel werken: De ervaring van elockers zowel offline als online zoveel mogelijk te optimaliseren en te personaliseren. Denk aan partners die functioneren als intermediair voor websites en advertentieplatformen.

 

Koper van ons bedrijf

Indien een ander bedrijf elockers overneemt of activa overneemt van elockers waarin of waaronder uw persoonlijke informatie begrepen is of valt, krijgt dat bedrijf de door ons verzamelde persoonlijke informatie in bezit en gaan de rechten en verplichtingen van dit privacy beleid ten aanzien van uw persoonlijke informatie op dat bedrijf over.

 

Andere derden

We kunnen indien nodig ook persoonlijke informatie delen met zorgvuldig geselecteerde derden, dit zijn geen ontvangers maar ‘verwerkers’. Dit doen we alleen wanneer het bekendmaken van de gegevens noodzakelijk is voor het leveren/uitvoeren van onze activiteiten. Voor zover wettelijk verplicht zullen we daar eerst uw toestemming voor vragen. Lees verderop meer over met wie wij uw gegevens delen.

 

Hoe beschermen wij uw persoonlijke informatie?

Alle persoonlijke gegevens worden veilig opgeslagen in onze database welke is beveiligd en daarnaast wordt de toegang gecontroleerd zodat onbevoegde toegang wordt vermeden. Uw informatie wordt volledig vertrouwelijk en discreet behandeld. Wij eisen dat derden net zo zorgzaam omgaan met uw informatie als wij dat doen. Daarnaast zijn zij enkel toegestaan om deze data te gebruiken voor het doel waarvoor ze gedeeld zijn. Wanneer u het gevoel heeft dat dit niet gebeurd, laat het ons dan direct weten via info@elockers.nl.

We hebben verder nog diverse andere zaken doorgevoerd om uw data te beschermen. Deze bestaan uit technische en beleidsmatige oplossingen die afhankelijk zijn van het soort data dat u met ons deelt. Denk bijvoorbeeld aan een beveiliging door middel van een wachtwoord, antivirus en toegangscontrole voor (nieuwe) medewerkers en partners.

Om ons platform te verbeteren gebruiken we het statistiekenprogramma Google Analytics. Om de anonimiteit van u als bezoeker te beschermen hebben we verschillende maatregelen getroffen. Zo is er een bewerkersovereenkomst met Google (Analytics) afgesloten en wordt het laatste octet (cijfergroep) van elk IP-adres verwijderd voordat een IP-adres verwerkt wordt door Google Analytics. Daarnaast is de optie gegevens delen uitgeschakeld, hierdoor worden er geen gegevens met Google Analytics gedeeld. Zo waarborgen we uw anonimiteit.

 

Hoe lang bewaren we persoonlijke informatie?

elockers bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Bovenstaande geldt te allen tijde, tenzij er een wettelijke verplichting is om persoonlijke informatie langer te bewaren. Gegevens met betrekking tot flexkrachten, werknemers en het leveren van onze diensten bewaren wij maximaal 7 jaar.

Wanneer u zich uitschrijft voor onze nieuwsbrief, worden uw persoonsgegevens binnen 2 weken uit het mailsysteem verwijderd.

 

Rechten

Onder de GDPR heeft iedereen een aantal rechten. Wij doen ons best om hieraan te voldoen. Om van uw rechten gebruik te maken kun u contact opnemen via info@elockers.nl. Onderstaand uw rechten:

  • Informatie en inzage: u kunt inzien welke persoonsgegevens we van u verwerken. We vertellen u dan ook graag meer over ‘hoe en waarom’ we die gegevens verwerken.
  • Rectificatie: Heeft u het idee dat we verkeerde gegevens van u hebben? Laat het ons dan weten, dan passen we het aan.
  • Vergetelheid: U kunt de persoonsgegevens die wij van u hebben verwijderen. Het kan zijn dat we voor andere doeleinden (administratie of ontdubbelen bijvoorbeeld) die gegevens dan nog wel moeten verwerken.
  • Beperking: Heeft u het idee dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kunt u die verwerking ook laten beperken.
  • Bezwaar (verzet): Voor de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u bezwaar indienen. Gaat het om marketing? Dan zullen we die verwerking zo snel mogelijk beëindigen.
  • Overdraagbaarheid: Dit is een nieuw recht onder de AVG om uw persoonsgegevens over te (laten) dragen. Mocht u hier gebruik van willen maken, neem dan even contact met ons op.

 

Wij nemen uw verzoek binnen 2 weken in behandeling. U kunt uw verzoek aan ons e-mailen via info@elockers.nl.

 

Derden

Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in. Dit zijn geen ´derde ontvangers´ maar verwerkers. Wij werken bijvoorbeeld samen met de onderstaande partijen:

  • CRM software van Pipedrive en Recruitee
  • De cloud omgeving Google Drive
  • Het boekhoudprogramma Exact
  • Het facturatieprogramma Moneybird
  • Salarissoftware van RS Finance
  • Ondertekenen van contracten met Sign Request
  • Planningstool van Ubeya
  • Website statistieken van Google Analytics
  • Website statistieken van Facebook
  • Opdrachtgevers die zoeken naar geschikte kandidaten
  • Usability insights met Hotjar

We eisen van alle derden dat ze de informatie vertrouwelijk behandelen en veilig beschermen en deze alleen gebruiken voor het aan ons leveren van de genoemde producten of diensten. Het is mogelijk dat we ook wettelijk verplicht zijn persoonsgegevens bekend te maken aan autoriteiten of andere derden.

Wij verkopen nooit uw persoonlijke informatie aan derde partijen en zullen nooit uw data misbruiken.

 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kunt u zelf doen via de persoonlijke instellingen van uw account. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons bedrijf en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. Wilt u gebruik maken van uw recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar administratie@elockers.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. elockers zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren. elockers wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

 

Cookies

Cookies zijn kleine blokjes informatie die je internetbrowser opslaat en waarmee de volgende gegevens worden verzameld:

  • Je browsertype en besturingssysteem;
  • De internetpagina’s die je hebt bezocht en de duur van die bezoeken;
  • De content en advertenties die je bekeken hebt;
  • En andere zogeheten clickstream gegevens.

 

Wij plaatsen cookies op onze website met als doel de website te verbeteren en voor het efficiënt uitvoeren van online campagnes. Houd er rekening mee dat het uitzetten van cookies gevolgen kan hebben voor de werking van de website. Lees meer over cookies op www.elockers.nl in ons cookiebeleid.

 

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor wijzigingen in deze privacyverklaring aan te brengen. De wijzigingen treden in werking op het aangekondigde tijdstip van inwerkingtreding.

Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@elockers.nl.

 

Deze privacyverklaring is geldig vanaf 12-07-2019